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            資訊動態

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            「電網規劃設計」1/3時間都在開會,想過沒有,怎么組織會議更有效。

            2019-05-23

            開會是一種聚眾議事的過程,其本意在于面對面交換定見,達到高效抉擇計劃,但是現在會議花費的時刻較多,而效果比料想要少。咱們有這樣的感覺,不在開會就在開會的路上,收資會、談論會、評審會,一個接著一個,因為預備不充沛,或者議而不決,或者從頭查看,會議功率很低。電網規劃開會的時刻本錢很高,安排欠安的會議會帶來很大的消極影響,作為咨詢單位有時候還需求代業主安排會議,以以上的會議為例,假如你來安排,你會怎么考慮怎樣做呢。



             

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            一、會前預備

            (一)會議告訴


            會議有以下幾個意圖,供給信息、交流效果、解決問題、宣貫宣傳、訓練教育等。開會要有方針,并且方針應該有被實現的或許。會議主辦者清晰定會議意圖后,搜集與會議有關的信息,依照會議的類型宣布會議告訴,包括會議名稱、時刻、地址;參加人員,主持人;會議議程;交通提示;報名回執;主辦方聯系方法等。以下幾點應特別留意:從便捷性和功率動身考慮會議時刻和地址,必要時還需求考慮餐飲和住宿;緊急的會議要留意參會人員的感觸;參加會議的人選必定要仔細選擇,不遺失、不重復,并且必要時在會前宣布會議資料交與會人員閱覽,與會人員在會前對議題進行充沛思考和預備,防止與會人員無預備而來,至少帶著定見、觀念、建議而來;會議資料信息應足夠完好, 電力咨詢 不至于信息不全貿然抉擇計劃;關于重要的會議,會議出場時刻進行強調,防止缺席或遲到耽擱議事。


            (二)會議支撐


            與會人員報到記載、引導參會人員就座、發放必要的紙和筆便于參會人員進行筆記、對會議紀律進行強調、攝像攝影預備以及重要的會議做好錄音等等。


            (三)會前查看


            會議的預備作業如場地安置、座位安排、橫幅背景裝修、音響投影調試、資料等是否到位,防止會場外部要素干擾,需求進行會前查看;如有宣布超過5天的會議告訴時,最好能在開會前一兩天設再提示與會人員開會的時刻。


            (四)會前交流


            重要的事宜可以與主持人在會前進行交流,防止因會議時刻較短呈現顛覆性定見需求延期從頭開會??紤]與會人員對議題的接受能力、困難度,主持人也會前找關鍵的與會人員進行交流,征求他們的定見,承認必要的信息以便會議抉擇計劃。關于拿不準的重大議題,主持人還可在會前把或許的成果和必要的退讓向上級匯報,爭取上級的支撐。




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            二、會議進行

            (一)主持人說話


            主持人宣布開會,按會議議程推動會議發展,歸納總結與會人員的主意,扮演不同人物,引導更合理的思維方向。在會議上操控好會議的節奏,做好時刻操控,在說話人跑題時及時拉回來,及時糾偏,防止在一些小而無含義的作業上羈絆,對會議進行有力的引導;防止呈現一言堂導致會議失去含義;在會議呈現爭論時進行暫停;激起與會人員談論的熱心,充沛表達定見,確保會議議題進行深刻透徹的談論。


            (二)說話人說話


            說話人引發其他參會人員留意并維持其興趣,考慮與會人員的理解速度和理解能力,電力技術研發從專業、事務角度針對性提出基本觀念與定論、相關的依據或者進行表態;其他參會人員應保持傾聽,不要打斷說話人的說話,完好接收到說話人的信息和意圖,如有疑問先擬定提問的腹稿在說話人結束說話后再提出。


            (三)會議談論


            (如有)


            (四)會議總結


            主要領導同志或主持人進行會議總結。



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            三、會議紀要

            (一)整理準則


            1、不失真準則


            精確、實在、完好記載主持人、說話人、領導說話內容,重要說話應原話記載。不遺失,不曲解。如有遺失或不清楚的當地,在參會人員離開前及時問清楚。


             2、可釋疑準則


            可以對與會人員的一些困惑進行解答。


            3、有條理準則


            可以參照一些紀要的模板進行簡練又有條理的記載,減少漏項。


            4、可輔導準則


            會議的紀要將對今后作業具有必定的輔導含義,有衡量的目標。


            (二)紀要發放


            會議記載人員記載會議中達到的一致、委派使命的作業規范和時刻要求,進行提煉和整理,并形成文檔發給與會人員。



            四、會后盯梢

            會后應盯梢發展,采納多種方法跟進會議紀要抉擇事項的發展執行狀況,對執行狀況進行監督。



            五、會議檢討

            會議的高效在于會議的意圖是否達到、與會人員是否滿意以及會議達到的一致、時刻是否可以操控在料想范圍內。假如沒有,那么就要對舉辦的會議進行檢討,那些當地還存在缺乏,在日后作業中不斷訓練參與會議的技巧、與會人員的開會思維,改善缺乏直至召開高效的會議。


            每次參加會議、安排會議的感觸都不同,需求留意的細節也許多。假如你在作業中有好的經歷和建議,歡迎補充沛享在留言區。



            今天文章就共享到這,后續還有更多關于電網規劃、規劃的咨詢、學習交流經歷、信息,咱們會為咱們逐個共享,奉上綿薄之力。假如您感覺文章有幫助,歡迎給咱們來個點贊、關注、談論、保藏以及打賞等一系列必定!假如您覺得以上觀念有同感,就請共享給您賞識的各位專業人員、供貨商、老板、創業者。


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